Behind The Scenes: Tourmanager

Seit 17 Jahren ist Lotje aus Amsterdam bereits als Tourmanagerin für mehrere international tourende Künstler unterwegs. Sie verschafft uns einen Einblick in ihre tägliche Arbeit. Im Anschluss erzählt Noamme Elisha aus Brooklyn von einigen speziellen Herausforderungen unterwegs.

Claudia Chiodi

Als Tourmanagerin ist die 37 jährige dafür verantwortlich, dass Künstler und Crew jeden Tag zur Show kommen und alles reibungslos abläuft. Die Aufgaben reichen von der Beantragung von Visa, der Erstellung des Budgets und der Buchung von Unterkunft und Reisevorbereitungen bis hin zum Aufspüren eines persönlichen Gegenstandes, der versehentlich in einem Hotelzimmer zurückgelassen wurde. Das Auffinden eines Chiropraktikers, der an einem Sonntag in München zur Verfügung steht oder das Organisieren eines spontanen Meet and Greet nach der Show und dem sicheren Transport des Künstlers zum Tourbus könne ebenso Aufgabe des Tourmanagers sein.

2014, als Band and Crew sie mit Lied und Kuchen zum Geburtstag überraschten. The Knife Tour, 1. November in Göteborg, Schweden. Foto von Alexa Vachon

„Es ist schwer, einen typischen Tag in meinem Beruf zu beschreiben, da jede Tournee eine andere Vielfalt von Aufgaben erfordert. Wenn wir mit einem Tourbus reisen, beginnt mein Tag damit, dass ich mich vergewissere, wie man von dort, wo der Bus geparkt ist, zum Veranstaltungsort gelangt, und dann hänge ich Schilder auf, damit alle anderen dies leicht finden, wenn sie aufwachen. Ich gehe hinein und treffe den örtlichen Produktionsleiter und/oder den Vertreter des Veranstalters. Sie führen mich herum, und wir gehen den Tagesablauf durch. Ich weise Garderoben zu und sorge dafür, dass das örtliche Bewirtungsteam die Räume für die Ankunft des Künstlers vorbereitet.

Ich richte mein Büro im Produktionsbüro ein, drucke aktualisierte Tageszettel aus und hänge diese auf, dusche und frühstücke dann. Bis dahin werden die meisten Leute bereits eingetrudelt sein, und es wird Zeit für das Einladen, den Aufbau und später für den Soundcheck. Der Produktionsleiter der Tournee wird das meiste davon beaufsichtigen, während ich mich um die E-Mails und die Buchhaltung kümmere und dafür sorge, dass sich der Künstler wohl fühlt. Es sind oft kleine Dinge zu arrangieren, wie z.B. dass sie vielleicht frischen Kaffee von einem lokalen Starbucks statt des Kaffees beim Catering möchten oder dass ihre Wäsche gewaschen werden muss. Ich weise den Produktionsleiter an, bei diesen Anfragen zu helfen.

Ich arbeite auch daran, bevorstehende Shows vorzubereiten. Ich bestätige Zeitpläne, fordere bei Bedarf Geld an, versende unsere Rider und beantworte Fragen.

Foto von Stian Andersen auf der Robyn & Röyksopp Tour in 2015.

Vor Türöffnung reiche ich die Gästeliste ein und sorge dafür, dass die richtigen Leute einen Backstage-Pass für die Zeit nach der Show erhalten. Während des Konzerts regele ich normalerweise die finanzielle Abwicklung mit dem Veranstalter. Die Künstler erhalten oft eine garantierte Gage sowie einen Prozentsatz des Gewinns, wenn genügend Karten verkauft wurden. Ich prüfe die Kartenabrechnung und alle Produktionsausgaben/Rechnungen, und wenn alles in Ordnung ist, genehmige ich die Abrechnung. Bei den meisten Touren wird nicht mehr viel Bargeld mitgeführt, und fast alle Showhonorare werden per Bank an das Buchungsbüro geschickt. Ich beantrage es nur dann, wenn ich Portokasse benötige.

Nachdem die Show beendet ist, duschen die Künstler, während die Crew die Bühne abbaut und die gepackte Ausrüstung wieder in den Lastwagen verlädt. Wenn sie fertig sind, duschen sie auch. Wenn alle ihre Taschen gepackt haben und sich auf den Weg zurück zum Bus machen, kontrolliere ich noch einmal die Umkleideräume, um sicherzustellen, dass niemand etwas zurückgelassen hat. Wenn alle im Bus sind, gebe ich dem Busfahrer ein Zeichen, und wir fahren in die nächste Stadt. Und dort fängt am nächsten Morgen alles wieder an!“

Spass macht ihr vor allem der Soziale Aspekt ihrer Arbeit:

„Man lebt mit seiner Crew und seinem Künstler in seinem eigenen kleinen Universum, und alle arbeiten jeden Tag gemeinsam für die Show. Und dann zu sehen, wie Tausende von Menschen sie am Ende des Tages genießen, ist die größte Belohnung! Am liebsten beobachte ich die Leute in der ersten Reihe während der Show. Ihre Gesichter strahlen einfach vor purer Freude!“

Auf der anderen Seite bedeutet ein Leben On the Road natürlich auch viel Zeit fern von Partner, Familie und Freunden, was mit dem Älterwerden zusehends herausfordernder wird.

Noamme arbeitet mit Künstlern wie Sylvan Esso und Jake Shears (SCISSOR SISTERS) und zeigt uns, wie sie als Tourmanager mit scheinbar unlösbaren Situationen konfrontiert wurde

„Ein typischer Tag als Tourmanager sollte im Idealfall sehr reibungslos verlaufen, wenn der Vorbereitungsprozess gründlich ist. Unerwartete Dinge werden jedoch immer wieder auftauchen. Oft gibt es Krankheiten, Verzögerungen oder Probleme, die man einfach nicht einplanen kann. Ein guter Tourmanager wird immer wissen, wie man Probleme löst und auf Hochtouren denkt. Einmal hatte der Bus um 4 Uhr morgens mitten auf der Straße eine Panne und es gab keine Möglichkeit, zur nächsten Show zu kommen. Ein anderes Mal schaffte es die Lieferung der Tontechnik nicht rechtzeitig zum Soundcheck.

In beiden Szenarien musste ich über den Tellerrand hinausschauen und mein ausgedehntes Netzwerk nutzen, um Lösungen zu finden. Für den Bus bestand die beste Lösung darin, ein konkurrierendes Busunternehmen anzurufen und dessen Mechaniker vier Stunden für eine Reparatur fahren zu lassen. Für den Ton wandte ich mich an einen anderen tourenden Freund, der mich mit jemandem in Kontakt brachte, der das gleiche Pult besaß und rechtzeitig zur Show liefern konnte. Und obwohl es stressig sein kann, ist es die Aufgabe des Tourmanagers, in einer Krise zu führen und die besten Entscheidungen für die Tour zu treffen, wie es weitergehen soll. Das zeigt auch, wie wichtig es ist, in dieser Welt gut vernetzt zu sein. Man weiß nie, wer in einem Notfall da ist, um einem zu helfen. Schließlich muss die Show weitergehen.“

www.noamme.com

English original answers:

Lotje:

„It is hard to describe a typical day on my job, as each tour requires a different variety of tasks. When we travel on a tourbus, my day starts by checking how to access the venue from where the bus is parked, and then hanging signs so that everyone else will find this easily when they wake up. I go inside and meet the local production manager and/or promoter’s rep. They show me around and we go over the day’s schedule. I assign dressingrooms and make sure that the local hospitality team prepares the rooms for the artist’s arrival.

I set up my office in production office, print off updated daysheets and hang those up and then take a shower and have breakfast. By then, most people will have trickled in and it will be time for load in, set up, and later on soundcheck. The touring production manager will oversee most of this, while I keep up with emails and accounting and make sure the artist is comfortable. There are often small things to arrange, like maybe they want some fresh coffee from a local Starbucks instead of the coffee at catering, or need their laundry done. I instruct the production runner to assist with these requests.

I also work on advancing upcoming shows. Confirm schedules, request cash if needed, send out our riders, and answer questions.

Before doors open I submit the guestlist and make sure that the right people get a backstage pass for after the show. During the show is usually when I do the financial settlement with the promoter. Artists often get a guaranteed fee, plus a percentage of the profits if enough tickets were sold. I check the ticket audit and all production expenses/invoices, and if all is in order I approve the settlement. Most tours don’t carry much cash anymore, and nearly all show fees are sent to the booking agent by bank. I only request when I need for petty cash.

After the show is done, artists take a shower while the crew breaks down the stage and loads the packed gear back into the truck. When they are done they also take a shower. When everyone has packed their bags and make their way back to the bus, I do a final check around the dressingrooms to make sure no one left anything behind. When everyone is on the bus, I give a sign to the bus driver and we depart to the next city. And there it all starts again the next morning!

I really enjoy the social aspect of my job. You live with your crew and artist in your own little universe, and you all work together for the show each day. And then to see thousands of people enjoy it at the end of the day, is the biggest reward! My favourite thing is to watch the people in the front row during the show. Their faces are just radiant with pure joy!

The downside is that I spend a lot of time away from my partner, family and friends. The older I get, the harder this is!“

Noamme:

„A typical day as a tour manager should, ideally, go very smoothly if the advance is thorough. However, unexpected things will always pop up. Often, there are illnesses, delays or issues you just can’t plan for. A good tour manager will always know how to trouble shoot and think on their feet. Once, the bus broke down at 4am in the middle of the road with no way to get to the next show. Another time, the audio delivery didn’t make it in time for soundcheck.

In both of these scenarios I had to think outside the box and reach out to my extended network to find solutions. For the bus, the best solution was to call a competing bus company and have their mechanic drive four hours for a fix, and for audio, I reached out to another touring friend who put me in contact with someone who owned and could deliver the same console in time for the show. And while it can be stressful, it’s the job of the tour manager to lead in a crisis and make the best decisions for the tour on how to move forward. It also shows the importance of being well-connected in this world. You never know who will be around to help you in an emergency. After all, the show must go on.